Formulaires Google : comment recevoir les données par email

Créer un formulaire via Google Forms est un jeu d’enfant, mais les fonctionnalités de base sont parfois insuffisantes. Comment paramétrer l’envoi des données saisies par les utilisateurs ? [mise à jour 2019]

Les formulaires Google représentent un des outils gratuits et pratiques que j’utilise le plus au boulot. Il est simple d’usage et extrêmement rapide à déployer sur un site Intranet ou Internet. Les données sont facilement récupérables et exploitables sur un tableur Excel. On peut les partager avec des collègues, bref l’efficacité à la Google.

Sondages, questionnaires et inscriptions à un événement constituent mes principales utilisations. Une question revient souvent : comment être informé à chaque fois qu’un formulaire est validé ?

Beaucoup d’entre vous connaissent la fonction Notification : vous recevez, immédiatement ou une fois par jour, un email vous informant de l’envoi d’un formulaire. Il existe même quelques options pratiques comme le montre la copie d’écran ci-dessous.

C’est bien beau mais je ne reçois qu’un message et je dois cliquer sur le lien pour accéder aux infos saisies par les utilisateurs. C’est nul !

Comment recevoir les données Google Forms par email

Les modules complémentaires viennent compléter les fonctionnalités un peu basiques de l’outil.

Reprenons étape par étape

1. Créer un formulaire sur Google Forms comme ci-dessous

2. Dans la partie Réponse, créer une feuille de calcul, en lui donnant un nom qui vous permettra de l’associer facilement avec votre formulaire.
notif-google-forms-reponses

3. Cliquer dans le menu Modules complémentaires > télécharger des modules complémentaires > et saisir « schedule« dans le moteur de recherche  puis sélectionner  Schedule & Send Email in Spreadsheets

4. Laissez-vous guider et paramétrer les modalités d’envoi : format, périodicité, destinataires (y compris en copie ou copie cachée).

C’est fini ! Vous recevrez dorénavant un message avec l’ensemble des données saisies.

Alternative libre

Nota bene : confidentialité et respect des données personnelles oblige, j’utilise de plus en plus l’alternative libre proposée par Framasoft  : Framaforms. C’est l’outil gratuit que je choisis et recommande dans 95 % des cas.

Source : ce billet est une traduction/adaptation de l’excellent billet d’Amit Agarwal, auteur émérite de l’excellent blog Labnol que je vous recommande chaleureusement !

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Formulaires Google : comment recevoir les données par email
Votre avis ?

15 commentaires

  1. merci pour le scrypt. J’ai cependant un soucis. J’essais d’incorporer (embed)3 formulaires sur un site web. Le scrypt marche très bien pour le premier, mais pas pour les deux autres :(

  2. Bonjour,
    Merci pour ce script qui m’a bien servie.

    Mon questionnaire comprend une cinquantaine de questions. Certaines ne sont pas obligatoires. Est-il possible de recevoir par mail uniquement les champs que l’utilisateur a renseigné?

    Merci par avance

    1. Il est tout à fait possible de le faire, il suffit juste de tester la valeur du champ et de vérifier que celle-ci contient bien une chaîne de caractère (non nulle).


      // Credit to Henrique Abreu for fixing the sort order
      for(var i in headers) {
      if( headers[i].length ) { // EDIT : Si le champ contient bien une valeur.
      message += headers[i] + ' :: '+ e.namedValues[headers[i]].toString() + "\n\n";
      }
      }

  3. Moi, je voudrais utiliser ce script, mais d’une autre façon….
    J’voudrais le déclencher manuellement, afin d’envoyer un mail à celui qui a rempli le formulaire afin de validé ou non sa réponse.

    Merci.

  4. Bonjour,

    je voudrais savoir s’il est possible de mettre à jour les données d’un formulaire un an après introduction.
    ex : je crée une fiche signalétique pour un club sportif avec des données de contact et je voudrais chaque année ou quand c’est nécessaire que les membres puissent mettre à jour leurs données personnelles.

    Merci d’avance

    David

    1. Bonjour David,
      Désolé, je ne vois pas comment faire. Il faudrait pouvoir partager des droits de modification sur certaines lignes tout en masquant les autres… Moi, je le ferai à la main en envoyant à chaque membre la ligne qui le concerne et en lui demandant de confirmer ou de modifier les données.

    1. Bonjour,
      Peut-être vérifier dans les spams ? Il arrive également que Google bloque certains formulaires qui ne respectent pas certaines règles (qui demandent des mots de passe par ex.)…

  5. Bonjour,
    Je souhaite pour ma part faire un script afin que les personnes qui remplissent le formulaire reçoivent un email de confirmation (avec les réponses du formulaire).
    Je n’arrive pas à autoriser le script depuis la nouvelle version de 2014.
    Pensez-vous pouvoir m’aider ?!

    Merci bcp d’avance !

    Voici ci-dessous ce que je souhaiterais :

    function onFormSubmit(e) {
    var horodateur = e.values[0];
    var nom = e.values[1];
    var civilite = e.values[2];
    var date = e.values[3];
    var adresse = e.values[4,5,6,7,8];
    var telephone = e.values[9,10];
    var email = e.values[11];
    var ateliers = e.values[13];
    var disponibilite = e.values[14];
    var niveau = e.values[15];
    var remarques = e.values[16];
    var subject = « Confirmation Rock School »;
    var body = « *** CONSERVEZ CE MESSAGE : CECI EST VOTRE CONFIRMATION ***, »+’\n’+’\n’+
    « Pré-inscription Rock School enregistrée le : « +horodateur+’\n’+’\n’+
    « Voici les informations que vous avez saisies dans le formulaire »+’\n’+
    « Nom prénom : « +nom+’\n’+
    « Civilité : « +civilite+’\n’+
    « Date de naissance : « +date+’\n’+
    « Adresse : « +adresse+’\n’+
    « Téléphone : « +telephone+’\n’+
    « Email : « +email+’\n’+
    « Ateliers : « +ateliers+’\n’+
    « Disponibilités : « +disponibilite+’\n’+
    « Niveau : « +niveau+’\n’+
    « Remarques : « +remarques+’\n’+’\n’+
    « *** CECI EST UN ENVOI AUTOMATIQUE. NE PAS REPONDRE A CE MESSAGE. POUR PLUS D’INFOS *** »
    MailApp.sendEmail(email, subject, body);
    }

  6. dans les autorisations ils nous demandent si l’appli. peut gérer nos courrier, consultation et suppression, c’est risqué comme script non ?

      1. C’est risqué pour celui/celle qui copie-colle du code dans son script sans savoir vraiment ce que ça fabrique.
        Pour celui/celle qui comprend à peu près le code, pas de problème.

        Au pire, il suffit de demander sur un forum. C’est pas bien compliqué comme langage et ça ressemble très fort au JavaScript.

Les commentaires sont fermés, pas moi.