La création ou la refonte d’un Intranet commence dans l’idéal par une expression de besoins. La difficulté tient parfois à traduire les besoins d’information, de collaboration ou de réseautage dans des fonctionnalités.
Attention, la liste qui suit est à utiliser à bon escient. Vous allez me faire le plaisir de ne demander à un groupe d’utilisateurs de l’Intranet de cocher les cases façon « ajouter à mon panier » sur Amazon. J’ai confiance en vous mais je vous ai à l’œil.
Communication, collaboration et engagement
Communication
- Trombinoscope ; annuaire avec profils enrichis
- Organigramme interactif
- Reconnaissance : mécanisme du type « employé du mois » avec système de votes et de récompense
- Chat en direct
- Réseau d’entreprise
- Synchronisation des calendriers Outlook personnels avec ceux des événements d’entreprise
- Support informatique : formulaires de demandes et suivi du traitement
- Favoris personnels : raccourcis vers des documents, des pages et des ressources
- Sites événementiels : des mini-sites pour valoriser les événements majeurs
- Mur interactif : associé au profil d’un collaborateur, fonctionne comme pour Facebook (le collaborateur peut publier des statuts, les autres peuvent interagir et poser des questions)
- Suivre des collègues : voir l’activité d’un collaborateur, subordonné ou manager, ou des membres d’un même projet…
- Publication de statuts/posts : information sur les projets et activités, sur les dates d’absence
- Tags de compétences : pour rechercher des collaborateurs en fonction de leurs compétences
- Profils des collaborateurs : personnalisation avec des alertes, des abonnements
- Espace de travail personnalisé : visible uniquement par le collaborateur
- Dates clés des collaborateurs : valoriser les dates importantes (anniversaire, anniversaire de travail) à travers une actu
- Accès mobile et accès distant
- Alertes & abonnements : contenus, statuts, commentaires…
- L’employé du jour/du mois : valoriser les arrivées, les départs…
Engagement
- Agenda des événements avec alertes personnalisées et ajout sur Outlook
- Blogs (top management ou actualités)
- Actualités de l’entreprise, articles, vidéos, podcasts…
- Forums de discussion avec abonnements, notifications, recherches…
- Sites communautaires autour d’intérêts communs
- Boîtes à idées
- Sondages rapides (une question)
- Offres d’emploi
- Albums photos pour partager les événements
- Petites annonces
- Echanges de bons plans, de recettes de cuisine
Partage d’information
- Sites par projets, par direction
- Flux RSS généraux ou individuels
- Blogs (top management ou actualités)
- Météo personnalisée pour chaque site physique de l’entreprise
- Quoi de neuf : les nouveautés de manière transversale
- Album photos
- Mots-clés les plus recherchés
- Astuces du jour : programmer des messages, citations, astuces pour les afficher selon la périodicité voulue.
Gestion de contenus
- Gestion documentaire : contrôle de version, vérification périodique automatisée, alertes aux auteurs,
- Relecture de document : programmation des mises à jour
- Validation de document et traçabilité
- Archivage automatisé
- Gestion des procédures et vérification qu’elles sont lues
- Gestion des versions
- Knowledge management : centralisation des tutoriels, astuces, FAQ
- Sécurité des contenus : gestion des droits d’accès par rôle, par groupe
- Workflows documentaires
- Délégation de publication de contenus
- Taggage des contenus
- Commentaires
- Notation/évaluation de contenus
- Ressources documentaires
Recherche
- Recherche simple
- Recherche avancée
- Indexation full-text
- Prévisualisation des résultats de recherche selon leur typologie (personne, document, image…)
- Filtres de recherche
- Recherche sécurisée : possibilité pour les administrateurs de masquer à la recherche certains documents, pages…
- Auto complétion
Administrer l’Intranet
Formulaires & Workflows
- Formulaires en ligne
- Formulaires dynamiques
- Calcul des indemnités kilométriques
- Gestion des formulaires
- Création de workflows de validation
- Création de workflows de publication
- Historique des workflows
- Export des réponses de formulaires vers Excel ou PDF
Design & Architecture
- Éditeur Wysiwig
- Outil de design simple
- Outil de design avancé
- Gestion de la page d’accueil
- Navigation avec mega-menus
- Menus dynamiques
- Pages de contenus HTML
- Pages mises à jour automatiquement avec des flux
- Éditeur d’applications intranet
- Fil d’Ariane
- Hiérarchie des pages ; gestion en glisser-déposer de l’arborescence
- Vidéos embarquées (embed)
E-Learning & accueil
- Calendrier des formations
- Questionnaires de satisfaction
- Tests en ligne
- Résultats des tests en temps réel
- Inscription aux formations, gestion automatisée des listes d’attente
- Gestion des inscriptions aux cycles de formation
- Tutoriels
- Accueil des nouveaux collaborateurs
Administration de l’intranet
- Synchronisation avec l’Active Directory
- Gestion des rôles
- Se connecter avec un autre login
- Sécurité
- Délégation des droits globale
- Délégation des droits par application, par répertoire
- Single Sign-On
- Statistiques
- Gestion des droits utilisateurs
Communication externe
- Extranet : droits pour certaines pages ou rubriques, par utilisateur ou groupes d’utilisateurs
- Contacts : organiser les contacts pour l’externe avec les options de sécurité nécessaires
- Accès sécurisé : évitez la gestion individuelle et préférez l’accès anonyme et sécurisé
La liste originale comprend certaines redondances que j’ai conservées ici. Vous noterez également des regroupements contestables. Mais j’aurais bien aimé avoir ce type d’anti-sèche pour relancer des groupes de travail qui s’assoupissent parfois… Malgré la limite d’une approche fonctionnelle, élargir le champ des possibles peut ouvrir de nouveaux horizons et nourrir la réflexion.
Source : Corporate Intranet Whitepaper
Merci pour ces infos instructives et surtout réalistes.