Refonte de site web – chapitre 2 : rédiger le cahier des charges

C’est une étape déterminante que je soigne particulièrement. De la qualité du cahier des charges dépend la réussite du projet. Si la refonte est confiée à un prestataire (c’est le cas que je traite ici), il sera également annexé au contrat. Bref, il ne faut pas se louper ! Voici un modèle, enfin un exemple de contenu, que chacun pourra adopter ou adapter.

J’adopte une structure « entonnoir », qui consiste à partir du plus général pour aller au plus précis.

1. Présentation de l’entreprise et de son organisation

Tout projet web s’inscrit dans un contexte d’entreprise particulier et il importe de donner tous les éléments nécessaires à la bonne compréhension de ce que fait l’entreprise, comment elle est organisée, quel est son business model, etc. S’il existe une plaquette ou une présentation de l’entreprise, je l’ajoute en annexe.

2. Contexte

Il s’agit dans un premier temps de décrire le contexte de l’entreprise, de manière plus conjoncturelle. On décrit ici les grands enjeux et les axes stratégiques à court et moyen termes. Dans un deuxième temps, on développe le contexte Internet : l’historique et l’existant.

3. Objet de l’appel d’offres

J’expose ici la raison d’être du projet et les objectifs poursuivis, et notamment quelle problématique la refonte doit résoudre. Je liste les prestations attendues, par exemple : conception de la charte graphique, définition de l’arborescence, réalisation des story-boards, reprise du contenu, développement de l’interface d’administration, recettage, formation…
Aujourd’hui, je préfère isoler les prestations récurrentes (hébergement, statistiques, référencement, maintenance corrective et évolutive) dans un lot séparé qui fera l’objet d’un contrat spécifique, même si je spécifie que le prestataire retenu doit prendre en charge ou proposer une solution globale.

4. Spécifications fonctionnelles et techniques

J’entre dans le détail pour décrire l’ensemble des fonctionnalités attendues, ce que je dois pouvoir gérer via l’interface d’administration, comment sont traitées par exemple les actualités et les documents (avec les champs associés). C’est ici que j’aborde les contraintes à respecter en matière d’accessibilité, de standards de développement (normes W3C), de comptabilité multi-navigateurs, de navigation (fil d’Ariane par exemple).

5. Planning, budget et organisation

Je propose un déroulé prévisionnel avec les principales étapes, depuis la consultation jusqu’à la mise en ligne. J’en profite pour faire l’apologie d’un budget non caché aux prestataires. Il est essentiel que le prestataire sache de quel budget il dispose pour proposer la solution la plus adaptée. Sinon, c’est un peu demander à un agent immobilier de vous trouver un appartement sans lui donner de budget… Sous l’aspect organisation, j’englobe les principaux intervenants de l’entreprise, notamment le chef de projet et l’équipe projet, ainsi que le process de validation et de décision.

6. Mode de sélection du prestataire retenu

Je préfère préciser les principaux critères de sélection. Tout comme pour le budget, l’intérêt du client n’est pas de piéger les prestataires consultés mais au contraire qu’ils proposent la meilleure solution. Il est important d’évoquer le contenu attendu des offres. Pour se protéger de toute réclamation ultérieure (sait-on jamais…), on peut ajouter que l’entreprise ne sera pas tenue de motiver son choix.

7. Annexes

Quand on évolue dans une organisation qui a des conditions administratives, juridiques et financières particulières, il est important de les spécifier dès le cahier des charges. Si lors de la contractualisation, on demande au prestataire de fournir tel ou tel document, que l’acompte ne dépassera pas tel pourcentage du total, autant anticiper et le préciser sur le cahier des charges. Cela évite de sélectionner un prestataire avec lequel on ne pourra pas contractualiser !

Sur le même sujet :

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