Comment expliquer la communication en interne ?

Dircoms, responsables et chargés de communication se plaignent d’être sollicités à tort et à travers. Comment faire la com’ de la com’ ?

La communication, cette incomprise

Amis communicants, nous vivons pour la plupart la même misère. Des services de l’entreprise vous appellent quotidiennement pour

  • rendre sexy un document qui ne devrait même pas exister,
  • diffuser à 50 millions d’exemplaires une plaquette réalisée avec leurs petits doigts et moult WordArts
  • réaliser une vidéo sans autre utilité que de se faire plaisir,
  • créer un gros bandeau qui clignote sur le site web pour valoriser une soi-disante innovation dont tout le monde se fout…
  • concevoir une affiche sur la base d’un document Word de 6 pages
  • …à compléter avec votre vécu :-)

Bien évidemment, toutes ces sollicitations arrivent tardivement, au détour d’un email ou d’un couloir, sans aucun élément de contexte.

Comic - La communication, une fonction incomprise

Nous pouvons pester contre ces ignares qui ignorent tout de la communication, puis expédier leurs demandes avec un niveau de qualité au ras des pâquerettes. Nous pouvons aussi lutter contre la fatalité.

Communiquer sur la communication : un enjeu majeur

L’enjeu pour les communicants

Faute d’être sollicitée dans de bonnes conditions, l’équipe est souvent découragée. Avez-vous parfois cette désagréable impression que le mode dégradé s’est imposé comme le fonctionnement habituel ? L’écart entre vos capacités de conseil et la réalité de sa mise en oeuvre s’avère souvent cruel et démotivant.

L’enjeu pour les services demandeurs

Le cercle vicieux « demande foireuse – solution a minima – résultat décevant » est une machine à créer de la frustration. Ressentie par les communicants, cette frustration se répercute naturellement sur les demandeurs. Ils regrettent eux aussi le manque de valeur ajoutée du service communication… et l’expriment parfois.

Communication, mode d’emploi

La plupart des collaborateurs de l’entreprise ne connaissent pas plus les réalités de notre métier que nous ne connaissons les leurs. Il faut donc faire preuve de pédagogie pour expliquer notre valeur ajoutée et nos contraintes.

L’objectif est d’être complet sans être trop long, d’expliquer les enjeux stratégiques sans être abstrait. Je vous propose d’élaborer un référentiel qui aborde notamment les points suivants :

Missions

  • Expliquer le rôle de conseil et d’accompagnement
  • Rappeler l’enjeu global de l’image de marque

Organisation

  • Décrire la structuration de l’activité communication : stratégie, plan de communication, dispositifs de communication, évaluation….
  • Exposer les rôles et missions de chacun (+ organigramme détaillé)

Fonctionnement

  • Afficher la répartition des rôles et des responsabilités
  • Détailler les process
    • sollicitation : contact, brief-type, éléments complémentaires (documents de cadrage, comptes-rendus de réunion…)
    • décision
    • production
    • validation

Canaux de communication

  • Communication interne : intranet, journal interne, affichage, événements…
  • Communication externe : site web, médias sociaux, newsletter, campagnes, print, audiovisuel…

Etudes de cas

Pour chaque cas, expliciter

  • le contexte
  • la problématique
  • les axes de communication
  • le dispositif mis en place
  • les résultats

Ce mode d’emploi constitue d’abord un cadre de référence pour toute l’équipe communication. Il est essentiel que tous s’approprient ce référentiel pour tenir un langage cohérent en direction des autres services

La diffusion de ce référentiel peut et doit prendre de multiples formes :

  • Intranet
  • Plaquette, communiquée de la main à la main évidemment à chaque nouvelle sollicitation
  • COMEX, CODIR, réunions des autres services…

Et pour que les nouveaux collaborateurs partent sur de bonnes bases, assurez-vous que le référentiel soit promu lors des journées dédiées aux nouveaux arrivants et/ou dans la documentation qui leur est remise.

Si vous avez expérimenté d’autres dispositifs, les commentaires sont à votre disposition !

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