Outils collaboratifs gratuits : Google Groups vs Groupspaces

Mon cahier des charges est le suivant : un outil simple et gratuit pour faciliter la gestion d’un groupe de travail. L’objectif est de pouvoir facilement échanger des informations, des documents, des événements, avec une alerte aux participants dès que « ça bouge ». Un détail important : il s’agit d’un groupe de travail dans un cadre professionnel et l’accès doit pouvoir être restreint. Dernière précision : je ne cherche pas d’outil de gestion de projet avec planning des tâches, pourcentage d’avancement, etc. mais un simple outil collaboratif.

Voici donc un rapide comparatif entre Google Groupes et Groupspaces

Points communs Google Groupes et Groupspaces

Un process identique

1. création d’un compte
2. création d’un groupe (option public/restreint)
3. paramétrage et invitations des autres utilisateurs

Des fonctionnalités proches

• Alertes automatiques (ou non d’ailleurs) lors de l’ajout d’un document, d’un commentaire, d’une actu, d’un wiki, etc.
• Gestion des droits des utilisateurs (très fine chez Groupspaces)
• Création de pages web
• Partage de documents
• Paramétrage des menus et du graphisme (très, trop) rudimentaire

Les différences

• Google Groups a une rubrique dédiée aux discussions qui fonctionne simplement et efficacement
• Groupspaces permet de gérer un wiki, des événements, des actus… Groupspaces intègre également l’arme fatale : Facebook Connect (dans un contexte pro, c’est un peu moins fatal, mais quand même !)

Concrètement ? (cliquer sur les images pour les agrandir)

Google groupes

Groupspaces

Conclusion

Les 2 sont décevants en terme de personnalisation des menus (un seul niveau visible).

Google Groupes fait du Google : simple, efficace, mais on regrette des fonctionnalités trop basiques et le manque d’intégration à la galaxie des outils Google. Google Groupes a l’avantage d’être en français et j’avoue n’avoir pas trouvé beaucoup d’outils gratuits dans la langue de Molière…

Groupspaces est plus puissant, plus fin, plus séduisant, avec plusieurs outils pratiques qui facilitent la vie, comme par exemple l’import CSV des utilisateurs. L’interconnexion Facebook est intéressante (possibilité d’importer également des événements Facebook) mais je suis un peu sceptique sur son utilité dans le cadre d’une utilisation purement professionnelle.

Si des lecteurs connaissent des outils du même type, de préférence en français, qu’ils s’expriment librement et sans contrainte ;-)