Brief : comment aider vos clients internes à exprimer leur besoin de communication

Vos clients internes ne sont pas des spécialistes de la communication et comme se plait à le marteler Frédéric Fougerat, la com’ est un métier. Le brief interne est une déclinaison du brief créatif à destination d’un public néophyte.

Simplifié et pédagogique, ce mémo aide à formaliser les besoins et pose des bases de travail. Cerise sur le gâteau, je vous propose un modèle à télécharger et une infographie.

Communicants et demandeurs, une histoire de posture

Le problème rencontré par les services de communication tient essentiellement au fait que leurs clients internes ne savent pas exprimer leurs besoins. Ils exposent des attentes sous forme d’outil de communication (un site web, une brochure, une vidéo…). Souvent, le support est vu comme une fin en soi, sans se poser de questions sur sa diffusion.

Pros de la communication, vous avez le choix entre deux options :

  1. Vous vous exécutez et produire l’outil demandé. 9 fois sur 10, cela se passera mal. Il y a de fortes que chance pour que l’outil, même bien réalisé, ne rencontre pas son public. Surtout, votre valeur ajoutée est faible. Ne vous leurrez pas, vos interlocuteurs s’en rendront compte. Votre crédibilité sera sérieusement entamée et votre posture d’exécutant vous collera à la peau.
  2. Vous challengez la demande en posant des questions. Vous prouvez ainsi votre intérêt pour le sujet et votre volonté de cerner au mieux le besoin. Vous permettez également à votre interlocuteur de quitter le terrain de la communication pour aller vers son coeur d’expertise. Vous posez les bases d’une collaboration saine fondée sur la rencontre de deux expertises. En travaillant sur un dispositif de communication plutôt sur un outil, vous aurez plus de chances d’être efficace. Vous irez au-delà de la demande initiale et vos interlocuteurs comprendront et respecteront votre expertise.

10 questions pour un brief interne

L’idée n’est pas de balancer un document à compléter façon formulaire 9B005. Il est préférable de poser les questions au cours d’une réunion de manière à pouvoir réagir, reformuler, demander des détails. Vous pouvez aussi utiliser ce document pour prendre des notes et l’envoyer à l’issue de la réunion en invitant vos interlocuteurs à vérifier que tout est OK.

  1. Auprès de qui voulez-vous communiquer ?
    Listez et priorisez les cibles. Décrivez leurs attentes, leurs besoins.
  2. Quel est le but à atteindre ?
    Essayez de formuler un objectif sous forme de problème à résoudre.
  3. Quel est le message principal ?
    Rédigez en une phrase ce que vous voulez que votre public cible retienne.
  4. Pourquoi devons-nous mener ce projet ?
    Qu’est-ce qui justifie ce projet ? Pourquoi il est important ? Quel serait le risque si on ne faisait rien ? Cette question est essentielle. C’est celle qui détermine si le projet est opportun ou s’il faut dire non.
  5. Que devons-nous faire ?
    Quelles seraient les pistes à explorer : communiqué, réalisation d’un flyer, article sur le site web, vidéo… Prudence ! il ne s’agit pas de prendre des décisions mais plutôt de montrer le champ des possibles.
  6. Comment voudrait-on faire savoir ?
    Identifiez les premières pistes en termes de canaux de diffusion : communication interne / communication externe ? par ex. comment serait diffusé un flyer ? comment serait utilisée une vidéo ? Là encore, cette question a une portée pédagogique : réaliser une vidéo ou une brochure n’a de sens que si on a un plan de diffusion.
  7. Quelle est la deadline et pourquoi ?
    Quels sont les éléments objectifs qui justifient le délai de mise en œuvre de l’action ? On vise ici à ne pas se faire imposer des délais arbitraires…
  8. Qui est dans l’équipe projet ?
    Il s’agit déterminer la chaîne de décision du projet du côté du demandeur : qui pilote, qui valide… On vérifie que la ligne hiérarchique est alignée pour éviter les mauvaises surprises.
  9. Comment saurons-nous que c’est un succès ?
    Définir les indicateurs de mesure précis aide à se projeter sur la grande image et à se détacher de la simple réalisation d’un outil.
  10. Disposez-vous d’un budget ?
    Deux objectifs ici. Même si un outil de communication peut être parfois produit en interne, sa diffusion peut entraîner des coûts et le budget propre à la com’ n’est pas extensible. On explique également que la com’ a un coût : qui veut la fin veut les moyens, toussa toussa.

Télécharger

Le modèle au format Word + l’antisèche à garder sur vous

Modèle de brief – modèle d’expression de besoins de communication

10 questions pour un brief de communication - infographie Choblab

Vous l’avez compris, il ne s’agit pas de créer un formulaire standardisé que vos clients internes remplissent et qui sort une recommandation magique. Ces quelques questions sont une base de discussion pour cadrer le projet… et la relation.

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